做pinnacle平博活动执行,务必要问自己的100个问题

2018-07-16  来自: pinnacle平博爱瑞奇会议服务有限公司 浏览次数:212

如何做好一场活动?

前期准备

活动就是一部没有剧本的电影,出错了,能够重头再来。你无法预测活动上回呈现任何变故。但是,你能够事前做好方案,以便应对随时会呈现的不测。

(墨菲规律:可能会出错的事情一定会出错)


一场活动的范围取决于活动目的和活动预算


活动目的

做一场活动之前,先思索分明几个问题:

为什么要举行这场活动?

活动的目的和动机又是什么?

你希望活动到达什么样的效果?


活动要办的有意义,你必需要十分分明活动的目的是什么。A公司一款新产品上市,并且进步了公司的市场占有率。B公司为了挽回市场份额的损失,提早了新品的上市时间,举行了一次浩大的产品发布会。但是B公司的新品由于提早推向市场,招致产品存在一定缺陷。这样的产品发布会不只不能处理问题,并且形成资金糜费、公司名誉等问题。这样的活动就没有举行的意义。


口袋里有几钱能够花

不论活动的大小,必需要有资金作为保证。一切的商业行为都会产生相对应的本钱,我们做的是去如何控制本钱。做好活动经费的粗略预算是很有必要的,由于一场活动根本都是盘绕着预算去做执行。


本钱预算

从供给商获取各种活动需求物品的报价,主要包括:

宣传物料

约请函、DM单页、易拉宝、签到墙、嘉宾名牌、座位卡、横幅、拱门等

装饰费用

花篮、气球等

场地设备

会场租金、舞台布置、视听设备、灯光、特殊效果等

餐饮住宿

餐饮住宿费

交通费用

交通费用

人员费用

劳务费、演艺费用、人员工资等

其他杂费

食品、饮料、礼品等

媒体公关

公关费、渠道投放费

详细费用明细,依据活动详细类型停止明细。


活动初步筹划

经过初步预算,经费满足举行一场活动,并且也分明活动的目的。那如今就需求开端准备对活动做初步的筹划。

注:及时对活动停止消防和平安工作方面的备案;确认约请嘉宾能否参与


初步筹划之前,你应该提出并且答复一下问题:

活动的目的是什么?

什么时分举行这场活动?

举行活动当天是星期几?

一天中的哪个时间段举行?

参与的对象是谁?

选择哪种场所举行?

能否有足够的时间停止准备?


活动筹备小组

在选择小组成员的时分,尽量让每个成员的技艺和兴味与他们的工作义务相匹配。各项工作任务由专人去担任,防止在对外沟通时,对方从不同的人得到不同的回答。提供执行效率。特别需求留意的是,活动筹备小组的工作汇报人只能有一个,防止呈现多人意见不统一招致活动未能按时举行或者活动被终止。


活动类型

活动有分线上活动与线下活动。两者各自也有详细得细分,这里就不做逐个罗列了。本文主要引见线下活动为主。但我们能够依据活动的目的,肯定目的人群。根据现有的活动资源和渠道选择活动方式。最终目的就是把好的东西呈如今大家面前。


时间请求

在很多要素不肯定的状况下,我们必需要预留充足的时间对活动停止准备。在理想工作过程中,经常需求我们去准备一场突如其来的活动。为了把活动做到最 好,你需求列出活动活动的一切项目,肯定每个项目所占的时间,做好活动布置日程。依据紧急水平和重要水平对一切项目停止归类。在时间不充足的状况下,为了到达活动目的,明白哪些项目必需要做,哪些项目能够停止替代以至舍弃。


时间确认

对的时间,做对的事。正确的时间是举行一个胜利活动的必备要素。例如,你举行一场招聘会不应选择在寒暑假期间,这样没方法保证参与招聘会的学生人数。如何选择一个正确的时间,主要根据你举行的活动详细状况来选定。在选择时间的时分,我们思索到选择的日期能否主要节日、能否有宗教活动、能否学校放假时间、能否周末、能否运动会、其他特殊要素要素等。


关键任务时间表

依据活动布置日程,对工作任务停止拆解及分配。这样能够保证活动依照预定的方案施行,保证活动不会呈现纰漏。


工作流程手册

它相当于活动的信息指南,它能够帮圆满的完成活动举行。担任准备工作流程手册的人必需对活动的每个时间点、每个步骤和每个细节了如指掌。手册里必需包含联络人名单,第一,它能够让你在活动筹备和停止期间随时与一切人联络;第二,活动完毕后,你能够给相关人员经过短信的方式发送感激信。


会场选择

位置就是一切,它能够决议活动的成败。选择会场的时分,思索以下要素:

会场什么时分能用?

场地布置的时间能否充足?

需求花几时间对会场停止布置?

会场通道如何?电梯数量足够吗?

能否需求对会场原先的规划停止改动?有额外费用吗?

谁来担任会场的清洁工作?

运用方面能否有明白的限制?

会场周边的交通情况。能否堵车?车流量顶峰期及拥堵路段。

停车场在哪?停车条件如何?属于谁的?会场一切,还是公共的?如何收费?能否具有足够的停车位?能否平安?停车场运营时间?需求布置大巴将人员送到活动场地?

会场的餐具类型?

饮食能否便当?能否有足够的饮食供给才能?能否需求增设开往餐厅的交通车?

理解会场卫生间数量及位置。

有没有工作人员休息的中央?

有没有举行过相似的活动?范围多大?

会场的消防和治安如何?

谁担任申请答应证?

哪里能够取得答应证?需求花几钱?答应证申请需求花几时间?需求实地调查吗?

会场能否满足节目扮演的根本请求?如舞台大小、灯光设备、音箱设备。

会场能否具有足够的位置供到场人员就坐?

会场布置能否到达活动运用请求?

桌椅质量如何?桌椅提供的数量?能否产生费用?

指示牌能否全部布置到位?

场地能否允许往墙上挂东西?

会场有没有电源延长线?需求付费吗?

对讲机需求几个?检查对讲机能否有问题?

会场天花板高度?视野怎样样?

舞台大小能否满足活动请求?

舞台需求重新平博娱乐平台吗?

能否需求装饰物?

电力供给状况调研,能否满足活动当天运用需求?用电费用?

在签署合同是,需求备齐一切的答应证。并且在活动当天带上一切答应证的复印件,一切已签字的合同原件的复印件和重要联络人的地址。以便应对忽然情况,给活动带来不可挽回的损失。


客人抵达

客人抵达区能否需求布置?

客人如何抵达会场?

会场能否便当下车?

入口能否防雨?

私人物品保管区能否满足运用状况?能否有专人保管?平安怎样样?能否产生额外的费用?

下雨天能否能够准备毛巾?需求支付额外的费用吗?

下雨天能否有防滑提示?

能否准备特别的活动欢送客人的到来?

能否需求准备额外特殊的物料?如红地毯、灯光、烟 花等。

客人接待能否布置妥当?


客人名单

客人数量?有什么特征?能否会带小孩?

客人的出行方式?

需求处理住宿问题吗?几人需求布置?

客房数量请求?能否开具发票?

洗漱能否便当?冬天的时分能否有热水供给?

退房时间?

酒店能否可就地处理餐饮问题?餐厅运营时间?费用如何?


约请函

肯定约请函数量、规格参数、内容以及印制时间。特别要留意的是,约请函的寄送时间,不同区域会产生不同的邮寄费用,并且邮寄时间也没有统一,这些都需求做好提早的布置,保证被约请者能及时收到约请函。


媒体公关

在约请媒体的时分,需求事前分明对方需求,是不是需求提供专用的设备车停放处?需求能够铺设电缆的中央?媒体设备的接口是哪种?假如需求私自采访,需求备好房间供其运用。


活动完毕

活动完毕,并不代表工作就完毕了,为了下一次能更好的举行活动,你需求跟这次参与活动的工作人员停止感激。一条温馨的短信,能够帮你与他们走的更近。需求留意的是,假如你们是一个特地做活动执行的公司,不要每一次都用同一条感激信,对方收到短信估量会很绝望。


除了感激信之外,你还需求对这次活动停止总结归结。关于活动执行过程中,呈现的问题将其汇总并寻觅呈现问题的缘由,防止下次相似的问题再次发作。每次做完活动,一定要多活动执行过程中一切用到的文档及资料停止备份贮存。由于,将来的某一天,它可能会帮你渡过一些难关。


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